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グランドルールが会議を変える
15.03.16

プロジェクトプロデュース 亀田です。

年度末が近づき、決算や人事異動、組織改編などであわただしい時期になりました。
4月から組織が再編され人が入れ替わるタイミングで、

定例会議の再設定をされる企業様も多いのではないでしょうか。
そこで、今回のテーマは「会議のグランドルール」について、お伝えしたいと思います。

 

ところで、「会議のグランドルール」という言葉をご存知ですか?
私たちは、お客様の会議の設計、進め方のお手伝いをさせて頂くことが多いのですが、
その際に、「会議のグランドルール」を会議の参加者で決めていただくことにしています。
会議の場をグランドに例えて、そのグランドでの議論のルールを決めようということです。

例えば、
・時間5分前に集合
・時間通りに終わる
・司会は持ち回りでやる
・やっていないものは、やっていないと報告する
・1人1回は発言する
・人の発表から学ぶ
・圧力をかけない
・論点がずれたら、すぐに指摘する
などなど
その会社の風土やこれまでのその会議の雰囲気が、グランドルールの表現に反映されて、
実に様々な項目がでてきます。「時間厳守」という項目が、いろんな人から出てくるということは、

これまで自分たちは時間にルーズだったよね・・・という認識や反省があり、

それが表に出てきているわけです。

 

このグランドルールを予め参加で作成しておくメリットは、以下のとおりです。
1)これまで気になっていたこと、こうなればいいなと思っていたことを言葉にして出すことができる。
2)みんなで決めたルールだから遵守しようという合意形成ができる。
3)そして、言語化して見えるように掲示しておくことで、思わしくない状態になっても、

立ち戻れる旗印ができる。

 

最後にグランドルールづくりの進め方やコツをお伝えします。
1)これまで会議で陥りがちだった状況、もしくは目指したい場の雰囲気を想像する。
2)参加者が一人3票ほどの投票権をもって、ルールにしたい項目を付箋に書く。
3)同じカテゴリーの付箋を整理して、みんなで眺める。
4)同類項の付箋の内容を見ながら、その言葉に込めた思いや意図、望ましい会議の状態ついて語り、

その内容をもとに意見交換をする。
5)最後に、みんながしっくりする言葉に整え、できれば模造紙などに書いて掲示する。

 

特に、4)をしっかりやることが大事です。
5)は覚えやすい短い文章、キャッチーなコピーにチャレンジすると盛り上がります。
「思ったことは、口にしマウス!」といったダジャレを入れて、楽しんで作成しているチームもあります。

 

やってみると、これまでと会議の雰囲気が変わってくると思います。
ぜひ、お試しください。

このメールは、プロジェクトプロデュースの亀田、野元、小野寺が以前お名刺を交換させていただきましたみなさまに、お送りしております。

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なお、このようなメールがご不要な方はお手数ですが、
otoiawase@pro-pro.co.jp まで配信停止のご連絡をいただけますと幸いです。
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